Lavorando principalmente online, e specialmente con le Digital PR, si impara a comunicare tramite i mezzi offerti dall’ambiente digitale, a cominciare dalle email ma oggi soprattutto con le piattaforme per l’instant messaging: dai messaggi privati di social come Instagram, Facebook e LinkedIn alle applicazioni specifiche come Whatsapp e Telegram, ciascuna con i suoi vantaggi e caratteristiche. Non dimentichiamo poi le videocall, anche in questo caso c’è solo l’imbarazzo della scelta.
A causa della pandemia, si è perfino abusato di queste ultime e infatti è possibile constatare un desiderio generale di ritornare alla cara vecchia email, che consente una gestione dei tempi percepita più ottimale e anche un approccio più mindful rispetto ai messaggi istantanei.
Nella mia esperienza, la comunicazione digitale tramite email può dare soddisfazioni a livello interpersonale allo stesso modo di quando ci si confronta dal vivo, molto più del messaggio inviato in fretta e furia su Whatsapp. Quando poi ci si deve relazionare con qualcuno per lavoro, cercare di comportarsi come si farebbe di fronte all’interlocutore ma con un’ottica più strategica, come si può fare per email, non vuol dire usarlo in modo egoista e incurante, semmai significa dargli l’importanza che merita, in modo da assicurarsi più facilmente la sua collaborazione anche in futuro, perché vorrà per primo avere a che fare con noi.
Mi è capitato proprio di recente uno scambio di mail di questo tipo, con il responsabile di un sito con cui avevo già avuto a che fare per l’attività di link building che stavo attuando per un cliente. Vista la prima esperienza andata a buon fine, dopo un mese ha voluto ricontattarmi per farmi sapere di un’ulteriore possibilità in cui inserire il cliente. In questo dialogo venne rimessa sul piatto una pagina del sito interessante per il mio cliente, che in precedenza era stata negata. “Faccio un’eccezione solo per te ?”, mi ha scritto il responsabile del sito. Insomma, si è formata quella che potrebbe essere una relazione continuativa, perché anche questa volta si è concluso l’accordo positivamente e questo potrebbe evolversi in base alle necessità future. Come ritenerla se non una piccola vittoria ottenuta grazie al lavoro svolto per mantenere questa relazione attraverso la nostra conversazione via email?
ALCUNE REGOLE FONDAMENTALI PER RELAZIONI ONLINE DURATURE
Azioni e comportamenti che possono sembrare irrilevanti e di poco conto, se fatte con attenzione e criterio, possono portare a questo risultato e ad altri anche più grandi. Mi rendo conto ogni giorno di quanto moltissime persone, compresi gli addetti ai lavori, non considerino il mondo online come parte della loro “realtà”, forse perché è in un certo senso lo percepiscono intangibile e quindi lontano da quelle che sono le loro “vere” interazioni. Invece bisognerebbe tenere lo stesso approccio che si avrebbe di persona e anche di più, assumendo comportamenti volti a ottenere qualcosa sì, ma in modo spontaneo e onesto.
Sembrerà banale ma ci sono alcune basi che vanno rispettate: la prima cosa da fare, chiunque si contatti per qualunque attività si stia svolgendo, è inserire l’oggetto della mail, dopodiché è bene salutare e, nel rispondere, ringraziare facendo riferimento a quanto scritto prima dal nostro destinatario. Ciò dimostra che abbiamo letto tutto il contenuto (può essere un feedback, un’informazione, una proposta…) e, soprattutto, valida ancora di più la nostra risposta permettendoci anche di porre l’accento su ciò che riteniamo importante per entrambi.
A meno che non ci si conosca già per altri motivi, il tono da usare sarà da principio più o meno formale, dopodiché ci si potrà adattare a quello dell’interlocutore. Sempre quel responsabile di cui parlavo prima, dopo diverse mail nelle quali definivamo il nostro scambio, si è evidentemente sentito libero di aggiungere emoji e anche di abbreviare il mio nome, cosa che per me è segno di rilassatezza e confidenza – o quantomeno di volontà nel volerla costruire -, senza che questa infici la professionalità di nessuno né le intenzioni e lo scopo finale.
Certamente contribuirà a un’atmosfera più distesa, specialmente quando da entrambe le parti di solito si cerca di leggere tra le righe gli interessi altrui, ma basterà esporre quel che vogliamo in modo onesto e corretto, fornendo le informazioni sufficienti per l’altro e prendendo seriamente l’esclusività dell’accordo, per ottenere ciò che ci serve. A mio parere, per dare a tutti questa attenzione e anche evitare errori di distrazione fra typo, allegati inesistenti o incompleti o anche dimenticarsi proprio di rispondere, è meglio dedicarsi a poche conversazioni in contemporanea, ove possibile.
A proposito, è anche buona cosa fare follow up, rimanendo però cortesi e rispettosi del tempo altrui. Mi è capitato di ricevere una email piccata di qualcuno che attendeva un mio riscontro per una possibile collaborazione. Con la mia ultima risposta avevo assicurato che avrei fatto avere aggiornamenti appena possibile ma, poiché tutto dipendeva da decisioni che non prendevo personalmente, è passato del tempo e il mio interlocutore si è un po’ risentito, credendo di esser stato lasciato appeso. Ammesso che da parte mia avrei potuto informare del rallentamento per cause di forza maggiore, personalmente preferisco non riempire le caselle altrui di comunicazioni tutto sommato superflue (caselle peraltro spesso già strapiene, col rischio anche di finire in spam) e così ho replicato spiegando i motivi dell’attesa. Alla fine tutto si è concluso senza collaborazione per altre ragioni, tuttavia penso che questa conversazione sarebbe potuta andare un po’ diversamente se ci fosse stata più comprensione reciproca.
QUALI RISULTATI SI POSSONO OTTENERE?
Non si può chiedere la luna in allegato a una mail, tuttavia è possibile creare diversi tipi di relazione ponendosi nel modo giusto al momento giusto (naturalmente serve anche un po’ di fortuna).
Le relazioni si possono stabilire con altre realtà o potenziali clienti ad esempio grazie al blog aziendale, con azioni di marketing orchestrate insieme al responsabile di reparto. In alcuni casi possono crearsi così partnership e sponsorship per eventi, campagne e qualsiasi attività comporti comunicazione utile alla reputazione e awareness dell’azienda e spesso basta davvero una mail ben scritta per iniziare questo genere di conversazione.
Uno dei risultati migliori a cui si potrebbe aspirare, dopo un po’ di esperienza, è la linkship: come spiegato in un altro nostro articolo, si tratta di un tipo di relazione digitale che porta due o più professionisti a scambiarsi link di qualità, in virtù di una stima reciproca e delle mutue necessità. Un certo argomento potrebbe essere trattato in modo approfondito dalle parti coinvolte oppure potrebbe essere fornito un servizio da una di esse a seguito dell’intervento dell’altra, alimentandosi così a vicenda e senza sottrarre nulla all’altro.
Chiaramente la qualità di questi link e dei contenuti va sempre messa al primo posto, non solo per rispetto verso chi collabora con noi ma anche verso il nostro operato. Per lo stesso principio, più nell’immediato si possono fare anche altre attività come scambi di contenuti tramite guest posting, social posting in collaborazione e così via.
DIGITAL PR SIGNIFICA CONNETTERSI DAVVERO CON LE PERSONE
Tutto questo si può fare sviluppando un piano di comunicazione che prima di tutto dia importanza alle persone stesse grazie alle quali si potrà attuare. E poiché molte non saranno nostri colleghi diretti, si rende ancora più importante il tempo dedicato a fare network.
LinkedIn, da questo punto di vista, è la piattaforma su cui ogni buon professionista dovrebbe essere presente, da non sottovalutare per le sue potenzialità e l’opportunità di parlare privatamente e in modo anche più “lento”, poiché coloro che lo usano correttamente vi dedicano particolare attenzione al pari delle email.
Il luogo digitale non impedisce che si possa creare un rapporto di fiducia e ammirazione reciproche, anzi, forse addirittura in alcuni casi lo facilita, rimuovendo degli ostacoli anche per le persone più introverse.
“Ci si fa più amici in due mesi mostrandosi interessati agli altri che non in due anni tentando di indurre gli altri a interessarsi a noi” disse Dale Carnegie, esperto di gestione delle relazioni interpersonali, cui si può aggiungere uno dei numerosi principi di uno dei suoi libri più famosi, “Come trattare gli altri e farseli amici”, ovvero: “Cominciate sempre col mostrarvi amici”. Anche solo una richiesta di collaborazione fatta bene, con una proposta concreta e strutturata, può offrire nuove possibilità per tutti. A quel punto la porta del dialogo è aperta e starà solo a noi cercare di mantenere il possesso della chiave.
Alessia Trombini