Le interviste giocano un ruolo fondamentale nel mondo della comunicazione e del giornalismo. Sia dal lato dell’intervistatore che dell’intervistato, è essenziale prepararsi adeguatamente per ottenere riscontri positivi per tutti. In un’epoca in cui la digitalizzazione ha trasformato il modo in cui le informazioni vengono condivise e ricevute, l’esperto di Digital PR può svolgere un ruolo cruciale nell’ottimizzare l’impatto delle interviste, in ogni fase della realizzazione, ciascuna con elementi chiave specifici su cui concentrarsi per un buon risultato.
PREPARAZIONE PER L’INTERVISTATORE
Innanzitutto, se il proprio cliente è l’intervistatore, è possibile si debba operare in sua vece la ricerca stessa di qualcuno da intervistare che sia in linea con la sua attività, per promuoverla o aumentare la sua autorità e reputazione. Nel caso di un mio cliente che si occupa di lingua e cultura giapponese, nel suo podcast dedicato al Giappone ovviamente l’interesse era portare testimonianze di chi il Giappone lo vive tutti i giorni, attraverso la propria professione o i propri studi, o magari anche perché abita proprio lì. Ci sono quindi alcune valutazioni da fare, in quanto l’ospite deve essere al centro ma, al contempo, in base al format, si deve mettere anche in buona luce l’azienda o coloro che sono coinvolti nell’intervista e ne hanno fatto richiesta.
Quando si cercano personalità da intervistare, le domande da porsi sono varie:
– di cosa si occupa esattamente l’ospite?? È qualcosa di unico, innovativo, particolare e mai visto prima? O magari lui/lei lo rende diverso dal solito?
– chiede un compenso per le interviste? Può succedere ed è bene considerare anche la disponibilità di un budget per questo.
– qual è la sua reputazione (online e offline)? Le persone si fidano di questa persona/azienda? Ha avuto delle crisi in passato? Se sì, come le ha gestite?
Fatte queste osservazioni e deciso che l’ospite fa al caso proprio, si può organizzare l’intervista. Ancora prima che le due parti si incontrino e finalmente dialoghino dal vivo, però, ci sono ulteriori preparativi da fare.
Ora l’esperto di PR può essere d’aiuto nel compiere un’ampia ricerca sul tema da trattare e sull’intervistato, ascoltando anche che cosa dice e pensa il pubblico a riguardo. Questo passo è fondamentale per formulare domande pertinenti e non banali: internet è pieno di interviste tutte uguali e identificare i punti chiave da esplorare, in base alla strategia di comunicazione del cliente, diviene fondamentale per un’intervista efficace e interessante.
Inoltre, una preparazione preliminare fa sì che ci possano essere ulteriori spunti per altre domande e riflessioni, sempre che si sia concordato di poterle fare anche “a sorpresa”. Da parte del professionista di PR va quindi sviluppato un elenco di domande chiare, concise e ben strutturate che possano contribuire a sostenere gli obiettivi di comunicazione del cliente ma possano anche lasciare uno spiraglio di approfondimento, come vedremo anche dopo.
Tutto questo è necessario infatti per stabilire chiaramente lo scopo dell’intervista. Bisogna chiedersi cosa si vuole ottenere: informare il pubblico, promuovere un prodotto o servizio, oppure enfatizzare una particolare narrativa? L’esperto di Digital PR può allora offrire suggerimenti su come allineare gli obiettivi con gli interessi del pubblico di destinazione.
Lo stesso vale per il formato da usare, essendocene diversi: video preregistrati, live streaming, podcast, articoli scritti, trasmissioni radiofoniche o televisive. Gli intervistatori dovrebbero decidere il formato migliore in base sia agli obiettivi che alle loro competenze. Ad esempio, si può evitare un formato audio o video se non c’è molta dimestichezza con il public speaking, i quali altrimenti potrebbero essere la scelta migliore quando si vuole dare risalto alla personalità dell’ospite o al prodotto/servizio che si andrà a discutere.
Infine, bisogna avere già in mente anche il modo in cui verrà promossa l’intervista una volta realizzata. Lo specialista di Digital PR si occuperà allora di massimizzare la visibilità attraverso canali digitali e social media owned e earned, secondo richieste, obiettivi e risorse stabiliti fin da questa prima fase.
PREPARAZIONE PER GLI INTERVISTATI
Quando finalmente si contatta o si incontra l’ospite intervistato per la prima volta, sarà importante far avere fin da subito una chiara comprensione degli obiettivi dell’intervista e delle informazioni che si desidera comunicare. Questo aiuta a mantenere il focus e a ricevere da loro risposte pertinenti alle domande stabilite.
A tal proposito, è buona cosa fornirle in anticipo all’ospite, così che possa prepararsi delle risposte, specialmente se deve darle sul momento. In base agli obiettivi, si potranno discutere e aggiustare e, se così accordato, potranno anche essere ampliate durante l’intervista stessa. Se lo desidera, l’intervistato può anche essere aiutato dall’esperto di PR per formulare le risposte, così da essere sicuro di cosa dire o non dire, quali espressioni usare e anche fare pratica a voce, se necessario. In tal senso, è utile citare fonti di dati e casistiche che si andranno a discutere, spiegare eventuali termini tecnici di settore o in inglese non comuni e, infine, prepararsi un breve descrizione del proprio brand, prodotto o servizio, che possa rimanere facilmente nella mente di chi ascolterà o leggerà l’intervista.
Questa preparazione servirà anche a creare un rapporto di collaborazione con l’intervistatore, così da avere una comunicazione chiara per un’esperienza e un risultato finale dell’intervista positivi.
DURANTE L’INTERVISTA
Una volta che l’intervista è in corso, la gestione efficace della conversazione diventa importante tanto quanto il lavoro precedente. Sia l’intervistatore che l’intervistato devono essere attenti alla dinamica in atto e alle opportunità per migliorare la qualità dell’interazione.
Essenziale è il rispetto del tempo stabilito per l’intervista, evitando di prolungare eccessivamente la conversazione, a meno che non ci siano motivi validi per farlo. Rispettare il tempo dimostra professionalità e considerazione per l’agenda dell’intervistato. Se poi dovesse anche avere delle difficoltà a rispondere a una domanda complessa o dimostrasse di voler aggiungere dettagli a una risposta, è possibile aiutarlo a riformularla in modo più chiaro. Se l’intervista si svolge a voce, a volte basta attendere una pausa naturale per offrire assistenza, così da non interrompere il flusso dei pensieri dell’ospite.
Comunque nulla vieta un po’ di flessibilità se emergono opportunità interessanti: l’ascolto attivo e la flessibilità sono fondamentali per cogliere momenti unici durante l’intervista. La cosa più importante è mantenere il focus sulla scaletta stabilita, approfondendo i punti salienti o facendo correzioni. L’esperto di PR può suggerire metodi sottili ma efficaci, come ad esempio: “Ho notato che hai menzionato il 2018, ma credo che fosse il 2019. Puoi confermare?”. Questo aiuta l’intervistatore a mantenere precisione e professionalità, mentre evita imbarazzi all’ospite.
Alla fine dell’intervista, anche per assicurarsi che sia andato tutto bene, ci si può confrontare tutti insieme per capire se cambiare, aggiungere o chiarire qualcosa. Se possibile, anche nel caso in cui si trattasse di un’intervista che assumerà formato scritto, è buona abitudine registrarla. Se invece venisse pubblicata in formato audio o video, conviene fare anche una registrazione di backup in caso di problemi tecnici con l’equipaggiamento principale.
IL RUOLO DELL’ESPERTO DI DIGITAL PR
Lo specialista di Digital PR, come si è visto, svolge un ruolo fondamentale nella preparazione e nell’esecuzione di interviste di successo. Fin dall’inizio identifica i punti di forza dell’intervistato e suggerisce a entrambe le parti come enfatizzarli durante l’intervista. Questo aiuta a creare un’immagine positiva e autentica, senza forzare nulla che dia un’impressione artefatta.
Dopo l’intervista, inoltre, sarà sua cura occuparsi della diffusione della stessa, in primis attraverso i canali delle parti coinvolte ma anche su testate online e fisiche individuando le più adatte all’argomento trattato, così da ottenere e monitorare la visibilità e la reputazione del cliente che ne aveva fatto richiesta.
Il supporto delle PR è insomma cruciale nell’ottimizzare l’intera esperienza, dal punto di vista delle relazioni umane così come nella parte pratica di realizzazione di un contenuto importante come un’intervista, forse il mezzo più utilizzato per farsi conoscere e diffondere un’immagine autorevole. Con una preparazione adeguata e il supporto giusto, ogni intervista può diventare una nuova opportunità per comunicare in modo genuino ma professionale con il proprio pubblico e creare un nuovo canale di comunicazione da sfruttare.