Chi lavora online li avrà provati tutti: di tool e applicativi in grado di aiutare a gestire risorse, clienti, progetti se ne trovano un’infinità online e negli app store e alcuni diventano più conosciuti e usati di altri per organizzare il lavoro di specifiche fasi. Il risultato però è che le informazioni sono sparse su più piattaforme, cosa che per molti può risultare paradossalmente controproducente.
Notion, rilasciato la prima volta nel 2016, in questi anni si è fatto sempre più strada come applicazione multiuso, accrescendo via via le sue funzionalità in base alle richieste dei suoi utenti e diventando così la prima scelta in termini di digital project management e non solo. È in grado di offrire una soluzione all-in-one quasi perfetta per tutti coloro che devono gestire un team o raccogliere, conservare ed elaborare contenuti e dati necessari.
I primi a studiarne a fondo le caratteristiche e a parlarne approfonditamente sono stati creator stranieri e appartenenti alla nicchia della produttività, come Thomas Frank o Ali Abdaal, i quali hanno letteralmente costruito i rispettivi business grazie a un uso intelligente e massiccio di Notion, finanche in altri aspetti della loro vita al di là di quello lavorativo.
Com’è fatto Notion
La prima cosa da sapere, una volta compiuto l’accesso al proprio account tramite Google, Facebook o email personale, è che Notion si compone principalmente di blocchi e database. Ogni volta che viene creata una pagina (che già di suo costituisce un blocco a sé), al suo interno è possibile creare diverse altre pagine, blocchi e tipi di database, con i quali organizzare le varie informazioni, che siano in formato scritto, audio, grafico o video.
La piattaforma ha integrato nel tempo moltissime modalità di visualizzazione e organizzazione dei vari progetti e in effetti sarebbe più semplice dire cosa non consenta di fare. Di sicuro gli utenti amano, innanzitutto, i database e le loro varianti, che vanno dal classico calendario alla semplice lista, passando anche per tabelle estremamente strutturate o in stile Kanban, che molti conoscono e apprezzano già in applicazioni come Trello.
Per ogni database poi sono disponibili varie opzioni di filtri e riordino dei dati, secondo regole che può stabilire manualmente l’utente. Sono previste anche formule come somme, percentuali e molto altro, tanto da consentire operazioni e calcoli come se si operasse su Excel o Google Fogli, e da poco sono stati aggiunti indicatori dinamici utili, ad esempio, per indicare il completamento dei task di un progetto).
Infatti è possibile creare relazioni e sincronizzazioni tra database, pagine e blocchi per fare in modo che si aggiornino contemporaneamente in base alle modifiche effettuate su una di esse. A volte questi collegamenti vengono realizzati in modo così preciso ed efficace che gli utenti decidono di farne un template e condividerlo con gli altri, che poi potranno modificarlo a piacimento sul proprio account Notion.
Inoltre, grazie anche ai vari media, anche la personalizzazione dei database e delle pagine è altissima: si possono aggiungere icone, status, date, collegamenti web esterni e gli elementi di impaginazione sono molto simili a quelli di un articolo su WordPress: evidenziazioni e cambi di colore del font, sottolineature, grassetti, corsivi, titoli in H1, H2 e H3, colonne e link ad anchor text specifici. I filtri di cui parlavamo prima possono basarsi anche su alcuni di questi elementi.
Per cosa si può usare Notion e chi può trarne maggiori benefici?
Di fatto, è possibile creare dei siti web perfettamente funzionanti, con pagine e sottopagine collegate tra loro o con pagine web terze. Oppure si può creare al suo interno un CMS per avere totale controllo in diverse fasi della customer journey, oltre a servire come puro database per tutte le lead che si possiedono Un altro utilizzo molto gettonato è il coordinamento di un progetto in team, poiché Notion permette anche di collegare numerose applicazioni e piattaforme esterne di organizzazione e gestione del team come Slack, Zoom e Webex, Asana, ClickUp, Canva, Typeform, Google Drive, OneDrive e Dropbox, e moltissime altre per velocizzare o automatizzare il flusso di lavoro per tutti gli utenti coinvolti.
Il beneficio maggiore è avere tutto in un unico luogo, personalizzando costantemente il layout delle informazioni a seconda delle necessità e questo può essere davvero la svolta in un gruppo di lavoro molto variegato per competenze. Tutti possono visualizzare l’andamento di ogni fase, ma allo stesso tempo possono essere condivise col team anche solo determinate pagine e database, così da mantenere comunque una gerarchia di ruoli e di aree di interesse.
Tuttavia, Notion è stato individuato come software ideale anche da parte di chi vuole organizzare la propria quotidianità e vita personale. Su YouTube e Instagram, in particolare, ha spopolato una nicchia di contenuti e creator tutti incentrati sull’utilizzo dell’applicazione per tenere traccia di studio, ordine della casa, budget mensili e risparmi, traguardi e obiettivi, spesso e volentieri con un occhio di riguardo anche per l’estetica generale. Si possono ottenere risultati effettivamente piacevolissimi da guardare senza andare a discapito della funzionalità, cosa che naturalmente spinge i loro creatori a condividerli con il pubblico sia gratuitamente che a pagamento.
C’è, infatti, chi si è così specializzato nella creazione di template di database, e più in generale in Notion, da diventarne praticamente un guru. L’apoteosi probabilmente l’ha raggiunta il già citato Thomas Frank integrando all’enorme potenziale di Notion il sistema di organizzazione “Second Brain”, ideato e messo a punto da Tiago Forte. Il risultato è stato un mega-template con diramazioni in database estremamente complessi che permettono la registrazione e conservazione di dati a livelli quasi maniacali.
Cos’altro aspettarsi da Notion
A parte piccole cose per il lato estetico disponibili online, come font speciali o widget, ormai è quasi una gara a chi implementa per primo o in maniera più innovativa l’intelligenza artificiale e Notion non fa eccezione. Già implementata nel piano gratuito di Notion (con cui si può fare tutto quanto descritto sin qui), l’AI ha comunque un limite di utilizzo di 40 risposte, che nella sua versione a pagamento naturalmente non c’è.
Si può chiedere all’AI di Notion un aiuto per la creazione di contenuti da zero, riassunti e migliorie, essendo basato sul modello di linguaggio di GPT-3 di OpenAI grazie alla collaborazione tra le due aziende. Ciò può solo significare che il suo sviluppo sarà quantomeno simile, anche se non altrettanto rapido.
Se si aggiungeranno ulteriori aggiornamenti, come già accaduto in passato, spesso anche dopo i feedback degli utenti (sempre tenuti molto in considerazione), insieme allo sviluppo costante della sua AI, Notion continuerà a crescere e a essere adottato come applicazione ideale per la gestione di progetti e persone in modo ottimale.
Alessia Trombini